挨拶状とは、相手に対するお礼の気持や敬意を表す書状です。企業様や個人様の近況を相手に伝え、理解していただく役割があります。
今や離れた相手とのやりとりの主な手段は電子メールや電話です。では、なぜ挨拶状では手紙を用いらなければならないのでしょうか？
それは手紙が、出す側の"手間がかかる"連絡手段だからです。「同じ内容なら、電子メール、電話、手紙、どれも同じじゃないか」と思われる方もいらっしゃるでしょう。しかし、相手へ感謝の気持ちを伝えるにあたって、電子メールや電話という手軽な方法で済ませてしまうことは、「相手への想いを簡略化した」ことにつながってしまうのです。同じ内容だからこそ、より相手に対して敬意を表し、想いを伝えられる手紙が今でも用いられているのです。