挨拶状の匠TOP>挨拶状のいろは － 挨拶状のマナー
挨拶状では、日頃の感謝の気持ちを伝えると共に、こちらの近況を正確にわかりやすく伝えなければなりません。そのため、下の3つのポイントを心掛けましょう.
挨拶状は、相手にとって理解しやすい文章である必要があります。「文章で個性を出したい」と考えてしまうかも知れませんが、それは相手にとってわかりにくい文章となってしまう可能性があります。そのため、一般的な形式に沿って書くようにしましょう。そうすれば、相手にとって読みやすい文章となります。親しい間柄であれば、親近感のある、くだけた形式でも構いませんが、企業名で出す挨拶状であれば儀礼的な内容で十分です。 また、一般的な形式についての詳細は「挨拶状の基本形式」の項目で説明しておりますので、よろしければ目を通してみてください。
挨拶状に限らず、一文が長すぎると、相手にとって読みにくい文章となってしまいます。そのため、余計な修飾語は省き、主語と述語がすぐに相手に伝わるように心掛けましょう。伝えたい内容が多く、簡潔な文章が難しい場合は、「記」としてまとめて書く、といった工夫ひとつで、思いやりのある挨拶状になります。
挨拶状では、相手に対して失礼がないかを入念にチェックすることがとても大切です。相手方の社名、お名前、役職はもとより、日時や場所などの連絡事項の間違いは、相手方にご迷惑をおかけするだけでなく、修正とお詫びに時間を取られてしまいます。
ですから、一度だけでなく複数人でのチェックを行い、ミスがないかの確認を心掛けましょう。
「挨拶状の匠」には、400以上の文例を掲載しております。挨拶状を出したいシーンと、出したい挨拶状の種類に分けて載せていますので、皆様が挨拶状をつくる際の参考になれば幸いです。
挨拶状には、「届けるのに適した時期」というものがあります。早すぎては現実味がないため相手の印象に残りにくく、遅すぎては相手に対して失礼になってしまいます。
どのタイミングで挨拶状を出すかは、内容によって異なります。以下の表は目安の一例となります。
| 一般通知・挨拶状 | |
|---|---|
| 開業 | 開業の1ヵ月前～数週間前に届くように |
| 事務所移転 | 移転の1ヵ月前には届くように |
| 転居・引越し通知 | 転居後1ヶ月以内に発送 |
| 転勤・転任通知 | 急な転勤を除き、できるだけ移動前に発送 |
| 転職・退職通知 | 退職後すぐに発送 |
| 案内状・招待状 | |
| 返信ありの場合 | 開催日の1ヵ月前までに届くように |
| 返信なしの場合 | 開催日の約10日前に届くように |
| 季節の挨拶状 | |
| 年賀状 | 1月1日（元日）～1月7日（松の内） |
| 寒中見舞い | 1月8日（松の内を過ぎて）～2月4日（立春頃） |
| 余寒見舞い | 2月4日（立春頃）～寒さの続く頃 |
| 暑中見舞い | 梅雨明け～8月7日（立秋頃）） |
| 残暑見舞い | 8月8日（立秋頃）～8月末頃 |
| 喪中欠礼 | 11月下旬～12月中旬 |
| 祝い状 | |
| 祝い事を知ったらすぐに発送 | 送り状 |
| 贈り物が別送の場合、贈り物より先に届くように | |
| お礼状 | |
| 贈り物をいただいたお礼 | できるだけその日のうちに（遅くても3日以内） |
| お世話になったお礼 | できるだけその日のうちに（遅くても3日以内） |
| 頼み事のお礼 | できるだけその日のうちに（経過報告を兼ねて経過の節目毎に） |
| お見舞いへのお礼状 | ある程度体調が落ち着いてから |
| 詫び状 | |
| できるだけその日のうちに（遅くても3 日以内） | |
| お見舞い | |
| 知らせを聞いたらすぐに （大変な時期に気遣いをさせたり、不幸を予期していたかのような印象を与えないよう注意） |
|
| 弔事の手紙 | |
| 死亡通知 （葬儀の知らせを兼ねる） |
葬儀の日時が決定したらすぐ |
| 死亡通知 （葬儀後に送る） |
できるだけ早く |
| お悔やみ状 | 訃報を聞いたらすぐに |
| お悔やみ状への返信・お礼 | 葬儀を終えたらできるだけ早く |
| 会葬礼状 | 葬儀の会場で返礼品と共に手渡す |
| 法要の案内状 | 一ヶ月前までに（遅くとも3 週間前までに） |
| 忌明けの挨拶状・香典返し | 忌明けの法要を終えたらすぐに |
※もし、適した時期を過ぎてしまった場合は、遅れたことについてのお詫びの言葉を一言添えて出すようにしましょう。挨拶状を出すこと自体が失礼になることはありません。
この挨拶状を出すタイミングを意識して、制作に取り掛かるようにしましょう。おおよその目安ですが、1 ヵ月半～2 ヵ月前から準備を始めると、余裕をもって相手に届けることができます。
挨拶状の封入の仕方に関する考え方は様々です。
例えば単判カードの封入の場合、日本古来の考え方では、封筒の表面（宛名印字側）とカードの表面（印字されている側）を同じ方向にして封入する、とされています。これは、表裏を反対にして封入することは「凶」と考えられていたためです。しかし、受け取る側のことを考えた場合、取り出した時にすぐに挨拶状の文面が見えるよう、カードの裏面を表向きに封入する方が思いやりがある、とも言われています。
